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VERLAGSTEXT: / / Dieses Buch besteht aus zwei Teilen. Im ersten Teil erläutern wir die Grundlagen. Wir gehen besonders auf den Begriff des Vorgangs und gute Praktiken ein. Im zweiten Teil zeigen wir an Beispielen, wie man die Vorgaben und Ideen aus dem ersten Teil praktisch umsetzen kann. / Darum geht es im ersten Teil: Zunächst klären wir die Ziele einer gemeinsamen Ablage. Zentral für ein gutes Informationsmanagement ist das Denken in Vorgängen. Dies ändert unsere Sichtweise auf Informationen, Wissen und Dokumente. Dies ändert auch die Art, wie wir Informationen ablegen. Diesen Themen widmen wir die Abschnitte 3 und 4. In Abschnitt 5 geht es kurz um Rollen. In Abschnitt 6 gehen wir auf die wichtigen Steuerungsdokumente Ordnerplan und Vorgangsliste ein. In Abschnitt 7 stellen wir gute Praktiken vor. Es gibt keine perfekte Lösung. Wichtig ist es, die wesentlichen Begriffe im Team zu verstehen, mit kleinen Schritten anzufangen und dann alle 1-2 Wochen eine Verbesserungsmaßnahme umzusetzen. / / Darum geht es im zweiten Teil: Wie verwalten wir Vorgänge? Wie gehen wir mit Meetings um? Wie verwalten wir unsere Aufgaben allein und im Team konkret? Wo legen wir Dokumente ab? Was für Ordner braucht man für spezifische Situationen? Wie gehen wir mit dem Kalender um? Kann man den Umgang mit E-Mails verbessern? / / /

 

AUS DEM INHALT: / / / Vorwort von Stephan List 1 / / Vorwort von Susanne Luithlen 3 / / Einleitung 6 / Nutzen 7 / Überblick über das Buch 8 / An wen richtet sich dieses Buch? 9 / Weiterführende Literatur 10 / Unsere rund um das Thema ¿Selbstorganisierte Teams" / Downloads, Tools, Beratung und Training 12 / Kontakt zu den Autoren 12 / / I Grundlagen 15 / / 1 Ziele einer teamorientierten Ablage / 1.1 Zweck der Ablage: im Team 17 / 1.2 Überwindung der Siloablage / 1.3 Schlanke Ablage 20 / / 2 Vorgangsbegriff. 22 / 2.1 Vorgang 22 / 2.2 Aktivität und Termin 26 / 2.3 Meilenstein 27 / 2.4 Prozess 28 / 2.5 Objekt 29 / 2.6 Synchronisation im Team und im Unternehmen 30 / / 2.7 Begriffe im Überblick 32 / / 3 Ablage nach Vorgängen 33 / 3.1 Vorgangsordner bilden 33 / 3.2 Registratur für abgeschlossene Vorgänge 34 / 3.3 Bedeutung der Strukturierung nach Vorgängen 36 / 3.4 Sortieren der Vorgänge nach Geschäftsprozessen 37 / / 4 Rollen 41 / 4.1 Vorgangsteam 41 / 4.2 Vorgangseigner 44 / 4.3 Prozesseigner 44 / 4.4 Informationsmanager 45 / / 5 Steuerungsdokumente 46 / 5.1 Vorgangsliste 46 / 5.2 Das Ordnerplandokument 47 / 5.3 49 / / 6 Praktiken des Informationsmanagements 52 / 6.1 Gemeinsame Ablage benutzen 52 / 6.2 Denken in Vorgängen, für Vorgänge 53 / 6.3 Objektakten führen - Ort für statische Informationen .56 / 6.4 Teamwissen in Vorlagenordnern verwalten 59 / 6.5 Regeln für den Abschluss von Archivieren 61 / 6.6 Einen prozessorientierten Ordnerplan erarbeiten 64 / 6.7 Namensregeln für Dokumente 68 / 6.8 Unterordner strukturieren 71 / 6.9 Reduzieren von Ablageorten 71 / 6.10 Automatisieren 73 / / 7 Lernen aus Erfahrung 77 / 7.1 Fangen Sie klein an! 77 / 7.2 Machen Sie klein weiter - hören Sie nicht auf! 78 / / II Anwendung / / 8 Arbeit mit einer Vorgangsliste 83 / 8.1 Das Zentrum des Informationsmanagements 83 / 8.2 Vorgangsliste Basisstufe 85 / 8.3 Die Klärung des Vorgangsbegriffs 90 / 8.3.1 Im Anfang ist alles wüst und 90 / 8.3.2 Jeder Begriff ist am Anfang unklar 92 / 8.3.3 Weitere Abgrenzungen des Vorgangsbegriffs 94 / 8.4 Vorgänge und Aktivitäten in der Vorgangsliste 100 / 8.5 Vorgänge mit Windows-Ordnern verknüpfen 105 / 8.6 Prozesse in die Vorgangsliste einfügen 108 / 8.7 Vorgängen Status zuweisen / 8.8 Vorgangsliste in der Gesamtschau / / 9 Umgang mit der Ablage 114 / 9.1 Eine gemeinsame Ablage ist keine Bibliothek 114 / 9.2 Ablegen nach Vorgängen 1]8 / 9.3 Lokale Suchmaschine anstatt Ablage? 123 / 9.4 Drei Schritte zur Ablage 125 / 9.5 Gemeinsame Ablage für Vertriebsvorgänge / 9.6 Umgang mit Schriftverkehr / 9.7 Wie verwaltet man Planänderungen? 143 / 9.8 Wie führe ich eine elektronische Tagesmappe? 146 / / 10 Umgang mit E-Mails 152 / 10.1 Was sind E-Maüs? 152 / 10.2 E-Mail-Regeln im Team 153 / 10.3 E-Mails gehören in die gemeinsame Ablage 155 / 10.4 E-Mail-Postfach aufräumen 155 / 10.5 Sind Chats eine Alternative zu E-Mails? 161 / / Umgang mit Meetings 163 / Welche Ziele verfolgen wir mit Meetings? 163 / 11.2 Informationen ohne Meetings austauschen 166 / Entscheidungen mit weniger Meetings treffen 169 / Wie Sie Ihre Meetings verkürzen können / / 12 Umgang mit dem Kalender und Terminen 175 / / / 12.1 Termine im Team abstimmen 175 / 12.2 Termine reduzieren 178 / 12.3 Aufwand für reduzieren 181 / / 13 Umgang mit Aufgaben 183 / Was sind Aufgaben? 183 / 13.2 Software zur Aufgabenverwaltung allein hilft nicht 183 / 13.3 Überblick über sehr viele Aufgaben behalten 186 / 13.4 Überblick mit visuellen Boards 191 / J3.5 Überblick über Vorgänge mit der Ablage behalten 199 / 13.6 Aufwände für Aufgaben schätzen 203 / 13.7 Daten der Aufgabenbearbeitung sammeln 204 / / 14 Ein Beispiel eines prozessorientierten Ordnerplans 207 / / Dank 218 / / Verwendete Literatur , 221 / / Wortverzeichnis 224